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Ultrasound Quality Control

Application practice of lean management in ultrasound department

  • Hui Chen 1 ,
  • Xianfang Lin , 2 ,
  • Weifei Huang 2
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Received date: 2022-05-31

  Online published: 2022-07-29

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Cite this article

Hui Chen , Xianfang Lin , Weifei Huang . Application practice of lean management in ultrasound department[J]. Chinese Journal of Medical Ultrasound (Electronic Edition), 2022 , 19(07) : 656 -659 . DOI: 10.3877/cma.j.issn.1672-6448.2022.07.011

超声医学作为现代医学发展中令人瞩目的新兴医学影像学科,近年来发展迅猛。随着超声设备性能的不断提高和许多新技术的开发和创新,特别是超声造影及介入技术的突破性进展,超声医学的临床应用范围不断拓展,深受临床医师和患者的欢迎。与此同时,超声科面临着工作量大幅度提升与超声从业人员不足的矛盾,加上超声检查的特殊性:检查人员单独作业、限时完成,诊断质量对操作者水平的高度依赖等因素,导致超声科普遍存在检查等待时间长、诊断报告同质化水平不一、检查结果互认困难导致医疗资源浪费、患者就医体验差等问题。科室管理者在如何提高工作质量和效率应对超声服务需求激增方面正面临挑战,急需寻找合适的管理解决方案。
精益管理是一种广泛使用的质量改进方法,起源于20世纪50年代日本丰田发明的精益生产方式,最初在汽车和制造业中开发和使用,后逐渐应用到各行各业的管理1, 2。21世纪初,精益的理念被引入医院管理领域,有学者系统地研究制造业的精益思想并创造性地加以修改,以运用到医疗服务体系,逐渐形成了符合医院实际的精益医疗管理体系,即精益医疗,从而极大地提高了医师工作效率、改善了服务品质、提升了医院效益3, 4。已有研究表明,在中国实施精益医疗的医院日益增多,主要应用于门急诊服务、手术室、药房和物流领域5。但将精益项目改进作为精益管理的主要载体,系统性推进精益医疗的医院极少。浙江省台州医院于2013与美国安全检测实验室公司(Underwriteries Laboratories Inc,UL)建立合作关系,在UL团队帮助下,借鉴美国泰德康医疗集团推行精益医疗的成功经验,正式开启医院的精益医疗之旅,成为中国“首家精益实践医院”。经过多年实践,已形成具有医院特色的精益医疗持续改进与创新模式,该模式获得了社会与同行的广泛认可。浙江省台州医院在2019年获得中国医疗行业首个“全国质量奖”、2021年获“浙江省人民政府质量管理创新奖”,该精益医疗模式被质量管理专家们评为一大突出亮点。超声科作为医院精益试点科室,在医院的统一部署下从2015年起系统推进精益管理,在推动学科发展及科室规范管理上起到了积极的促进作用,现将超声科的做法及体会介绍如下,以供同行借鉴与探索,共同提升超声管理水平。

一、精益管理的卓越运营模型

精益管理已成为各个行业卓越表现的代名词,通过建立模型更易于精益管理在各组织的推广和复制。“新乡奖”模型是一个制造业中广泛运用的精益变革成功模型6, 7,它基于丰田生产方式创造者新乡博士所倡导的精益管理模式,从4个框架(文化驱动、持续改进、组织一致性、绩效实现)、3个层次变革(工具与技术推动、系统推动、原理推动)构建起一个完整的精益体系。该模型提供了强大的框架指导变革组织文化实现理想结果,其核心理念为卓越运营模型的3个要点(理想结果需要理想行为、信念和系统驱动行为、原则指引理想行为)以及十大指导原则。领导者、管理者和员工越深入地理解原则,就越清楚理想行为;越清楚地了解理想行为,就越有可能设计合适的系统驱动理想行为达到理想结果。该模型帮助企业认识打造卓越运营模式的本质,认识到简单的模仿和套用工具不能带来真正的变革,企业必须在理解卓越运营原则和文化的基础上,指引全员实施理想行为,才能持续实现理想结果。
超声科借鉴“新乡奖”模型结合自身发展特点建立卓越运营模型,驱动精益变革,它包括授权-培养-共识-结果4个维度,各维度分别遵循相应的10大原则,指引各层次员工的理想行为,创建卓越运营的结果。在具体实施中,通过建立可视化战略墙运营系统作为载体,使整个科室拥有一个达成共识的战略管理系统,促进卓越运营模型有效运行落地。

二、实施精益管理的做法

医院在美国UL指导下于2013年引进精益医疗,借鉴卓越运营模型,先对医院领导、职能部门管理干部、试点科室骨干人员进行集中精益理论培训,进而通过在院级层面及试点科室建立可视化战略墙运营系统,以点带面促进精益管理落地。医院每年制订精益试点科室推进计划,结合现有资源及申请科室意愿、管理现状,择优确定试点科室数量,有序推进精益管理。前2年试点科室直接由UL团队辅导,第3年开始在UL团队指导培养下医院已形成一批精益推进核心成员,开始由院内专家自行辅导。超声科于2015年列入医院精益试点科室,由1位分管领导及医院精益推进小组成员结对,指导科室开展精益医疗。具体做法主要围绕4个维度开展。

(一)授权——为了成功和持续

授权维度遵循谦逊领导、尊重个人2项原则。精益只是一种思想,需要在卓越的领导者指引下,使众人行,才能发挥价值8。因此,深化领导力是精益医疗推进的关键。科室选派科内中层干部及骨干参加医院组织的“精益领导力”“建立持续改进文化”等课程培训,帮助他们理解精益医疗原理和实践,培育谦逊意识,在科内创建能够接受不同意见、自由沟通的工作氛围,使他们能更好地发挥教练、导师的作用,带动团队一起工作,激励并指导员工参与解决问题、消除浪费,让员工感知到受人尊重,激发员工创造潜能。
理想的结果需要理想的行为。科室的运营结果最终取决于员工的行为,理想的结果是长期可持续发展的。这就需要科室管理层努力在每个层面营造让每个员工都能看得到的理想行为文化。为此,围绕卓越运营模型的十大原则及医院核心价值观,优先选取影响科主任科学管理科室的主要行为,先后建立了6个科主任精益理想行为标准作业书,包括《战略墙运营理想行为》《真北指标确定理想行为》《红黄卡指标管理理想行为》《不良事件管理理想行为》《合理化建议管理理想行为》《领导与员工结构性访谈理想行为》。每个理想行为都有明确的要求,具有很强的可操作性。比如科内合理化建议是汇聚大家智慧、发挥全员参与科室管理较有效的载体,为此,科内拓宽合理化建议收集渠道,开通了微信平台及纸质提交途径,方便职工提交;并专门设立了由3人组成的合理化建议处理小组,保证建议得到及时有效落实;在《合理化建议管理理想行为》中明确规定对建议的管理流程:第1步为现有建议回顾:每周固定一个早会,回顾科室合理化建议平台,询问正在实施的建议执行及改善情况,评估已完成的建议给予关闭;推进困难的建议给予支持,科主任跟踪流程,协调资源;完成较好的建议,说明理由并展示,及时给予员工肯定;有全院分享价值的改善建议推荐给院区精益推进小组。第2步为新建议处理:对新提出的建议分3种情况处理,可行的:指定负责人执行及明确完成时间;需完善的:指导完善建议;不可行的:当场给提出建议的职工反馈并解释不可行的具体原因。若需要跨部门协调资源的建议,则由科主任向职能部门或分管领导汇报。自2015年实施以来,科室内共收集到各类建议745条,内容涉及患者满意度、质量安全、员工学习成长、流程改善、提质增效等方方面面。这些建议通过员工自发提出并整改落实,极大地调动了大家参与科室管理的热情,收到了良好的成效。医院层面亦会每半年组织专家对科主任理想行为实施的频次、强度、过程、范围进行评估,跟踪指导改进,促进持续改进文化的创建。

(二)培养——为了学习和改进

培养维度遵循追求完美、关注流程、接受科学思维、流动并拉动价值、从源头保证质量5项原则,通过培养以提高员工科学思维能力。为此,医院组建自身师资团队,自主开发适合医疗行业特色的六西格玛、价值流图分析、A3思维(丰田PDCA管理系统的关键要素)、品管圈以及自创的“1+3”质量改进培训教材,设计培训方案,组织开展各种质量管理方法培训,培养员工一线解决问题的能力。医院每1~2年开设一期质量培训班,选取新提拔管理干部及主任助理、精益试点科室骨干参加,科主任必须有质量培训经历。培训分理论及实践2个环节,培训学员接受理论培训后需同期使用质量管理工具进行一项课题改进实践。超声科自2015年以来共有7位员工接受了培训,共主持或指导完成课题28项。通过理论与实践结合,提高学员学以致用、科学解决问题的能力,使员工形成定义问题、分析问题、寻找原因、进行改进的科学工作思维方式,并成为组织文化。

(三)共识——为了共同的目标

共识维度遵循系统性思考、建立目标一致性2项原则。为此,科室围绕支撑实现医院使命和愿景,结合学科发展战略,形成科室的真北指标,达成改善共识。真北指标是科室精益管理的核心,科室通过检验真北指标的执行和目标达成情况来保障战略落地。科室真北指标主要来源于医院战略分解、科室发展战略、各级政府及质量控制部门要求以及顾客的问题反馈。每年2月科室会围绕上述4个方面要求初选科内真北指标,在指标选择上会综合考虑指标的重要性、科学性及可行性,然后按照《真北指标确定理想行为》,最终科主任组织全科人员讨论确定科室年度真北指标,每年真北指标会结合内外部环境变化作适当调整,指标确定后再结合SMART原则[明确性(specific,S)、可衡量性(measurable,M)、可达成性(attainable,A)、相关性(relevant,R)、时限性(time-based,T)]确定战略目标值。如2022年科室从患者及其他顾客体验、质量及安全、学习与成长、财务平衡4个维度确定真北指标16个(表1),以支撑科室及医院战略目标的实现,每个指标采集都有明确的标准作业书(包括定义、指标来源、采集方法、频度、数据提供者、常见问题),并确定相应的责任人负责牵头跟进。真北指标确定过程是科内达成共识的重要途径。
表1 2022年温州医科大学附属台州医院超声科真北指标
维度 项目 数据提供者 责任人 更新频度
患者及其他顾客体验 患者投诉 医疗秘书 科主任 随时
患者满意度 医疗秘书 科主任 每月
门诊患者超声检查当天完成率 医疗秘书 科主任 每月
住院患者超声检查超过48 h比例 医疗秘书 科主任 每月
安全和质量 不良事件通报例次 医疗秘书 科主任 随时
危急值及时通报率 医疗秘书 医疗秘书 每月
超声报告缺陷率、图像质量缺陷率 项目组长 项目组长 每月
超声诊断符合率 医疗秘书 各医疗组首席医师 每月
学习与成长 员工合理化建议 项目组 项目组长 每周
论文发表、课题申报 科研秘书 科研秘书 每季
参加省级以上专业会议口头交流人次 科研秘书 科研秘书 每月
特殊检查(射频消融、经食道超声、产前诊断、超声造影)例次 介入护士 专业组首席医师 每月
指导下级医师开展例次 介入护士 专业组首席医师 每月
财务平衡 超声检查人次/部位数 医疗秘书 科主任 每月
人均奖金 医疗秘书 科主任 每月
耗材支出 医疗秘书 科主任 每月

注:2022年国家超声诊断专业质量控制指标发布后会在下半年增加监测

真北指标确定后,及时更新科室战略墙。战略墙展示于科室会议室,内容包括医院使命、愿景、价值观、真北指标、A3改进区域、改善日历7。真北指标为战略墙的核心,以数据或图表显示;A3改进区域为监测战略目标实现不理想时组建专门团队进行A3改进的区域;改善日历为针对日常发现问题提出科内改善建议的区域。为实现各指标及改进项目的可视化管理,对战略墙上各指标及A3改进、改善建议完成情况均以明显的色彩显示,蓝色表示目标完成、黄色表示部分完成、红色表示基本没完成。战略墙开始运营时以纸质形式呈现于科室墙上,目前把相应内容以电子版形式呈现,方便多院区间交流。
战略墙建立后,关键在于有效运营。为规范战略墙的运营,科室特制订了战略墙运营标准作业书(表2),明确战略墙全面运营每月1次,全科人员参与,包括建立、回顾和指导以及问题解决3个流程,回顾重点在于对真北指标开展内部趋势、对比分析、竞争分析,红黄卡指标需关注平时整改跟进,难点问题科主任要及时给予现场支持并组建团队解决。战略墙结合背后的运营机制形成可视化的战略化运营体系,可有效助力科室战略部署落地。
表2 超声科战略墙运营标准作业书
目的
在医院内已经取得的共识基础上,建立清晰的职责和执行机制,以帮助我们实现愿景和目标。当现状与目标出现差距时,通过授权员工,鼓励所有的员工通过团队合作,应用科学的方法去解决问题,缩小差距。
流程

1. 建立:建立运行机制、确定需要模块(指标等)。

2. 回顾和指导:鼓励团队参与、建立回顾和指导的方法、帮助员工理解、分享学习体会、识别新的机会、更新运行机制。

3. 问题解决:使用A3思维。

一、建立流程
步骤 内容 负责人 时间
1 每月更新对应真北指标的数据图表 医疗秘书 每月医院运营会后3 d内
2 A3项目组在A3报告上更新项目进度和效果评价,已关闭A3更新监测目标值达成情况 项目责任人 每月20日
3 提出改善建议 全体员工 随时
二、回顾和指导流程
步骤 内容 负责人 时长
1 真北指标回顾:指标责任人汇报需重点关注的指标,对红黄卡指标说明原因、拟执行对策及难点 指标责任人/主持人 15 min
绿卡指标给予肯定,红卡指标及持续3个月黄卡指标追问原因,引导与会者讨论,提出整改建议 指标责任人/主持人 15 min
2 A3项目回顾:汇报项目推进情况包括措施执行、成效及标准化工作;若措施未按计划实施、未达目标需要说明原因及下阶段整改计划 A3项目负责人 5 min
对项目完成较好的给予肯定;未完成的追问原因,引导与会者讨论解决方案 主持人 5 min
3 改善建议回顾:按理想行为处理 项目组负责人 5 min
三、问题解决流程
步骤 内容 负责人 时间
1 如真北指标持续不理想需要作深入分析改进,则组建团队进行A3报告改进(关键指标经“快赢”整改,未见成效或持续3个月红卡的指标,则升级为A3整改。) 指标责任人 科室月运营会
2 根据A3报告回顾情况,给予项目整体进度红黄绿卡评估。红卡项目,建议项目组重新调整整改计划及措施。对长期处于红卡的项目科主任现场跟进指导。 A3负责人 科室月运营会

(四)结果——为患者创造价值

结果维度遵循为患者创造价值的原则。因此,科室在指标选择上,充分体现以患者为中心,视质量为生命的理念。如科室非常关注患者的超声检查及时性、患者就医体验,以及超声检查质量,将门诊患者超声检查当天完成率及住院患者超声检查超过48 h比例、患者满意度、超声诊断符合率、超声报告缺陷率以及图像质量缺陷率等均纳入真北指标监测。通过这几年精益管理的持续推进,这些指标均有明显改善,2015年至2021年,门诊患者超声检查当天完成率从72.58%提升至94.69%,住院患者超声检查超过48 h比例从22.73%降至1.87%,患者满意度从93.51%上升至95.62%,超声诊断符合率从95.12%提升至96.53%,超声报告缺陷率从13.72%降至3.58%,图像质量缺陷率从7.68%降至4.12%。同时,医疗服务流程得到持续改善,如患者超声检查预约从原来单一的现场预约,到目前实现了诊间预约、APP预约、网上预约及自助机预约;超声缴费可实现诊间付费、超声服务台自助缴费,甚至先诊疗后付费,明显减少了患者的来回跑动。部分质量改进案例亦得到了同行的认可,如《提高妇科门诊超声检查当日完成率》获2017年度全国精益管理项目发表与研修活动示范级技术成果,《运用精益方法缩短患者超声检查等待时间》获得2018年度“神龙汽车杯第三次全国精益管理项目发表赛一等奖”和“全国优秀六西格玛项目”;还有一个超声A3改进项目案例入编《现代医院管理实务》一书7

三、实施精益管理的体会

通过实施精益管理,超声科在改善超声服务流程、提高工作效率、改善患者就医体验等方面都取得了一定成效。此外,员工更易于达成共识,保证行动与真北指标的一致性;更明白自身的角色和目标,提高了个人的责任感;可视化显示取得的成绩及与目标的差距,更利于明确改进方向;更重要的是培养了一批主动发现问题、科学分析问题、无边界解决问题的员工,营造持续改进的文化。在精益实践中,以下几点对实施精益管理的成功至关重要。首先,领导作用是关键:推动精益管理要持续培养精益领导者,带头创建理想行为文化,才能更好发动全员参与,保障精益改善延续。其次,坚持“以人为本”的理念:精益管理的独特性在于其始终关注从患者的角度阐述价值,因此,必须要改变以部门利益或员工方便为出发点的惯有思维,要从患者角度出发,围绕患者设计超声医疗服务流程3。同时,亦要兼顾员工的需求感知,真正尊重、培养和依靠员工,群策群力。第三,在真北指标管理上,选择指标及确定目标时,既要聚焦战略有高度,又要关注问题接地气;要重视指标的闭环管理,指标完成不理想时,要依靠团队,要走现场问计于一线。最后,要结合实际稳步推进。每个超声科都有各自的特点,在实施精益管理时要结合实际制定可行的推进方案,可先从改进项目开始进行局部精益实践,积累经验,再全面推进构建整体精益文化。
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